3 feladat, amit érdemes automatizálni, mielőtt még több időt visznek el

Van az a feladat, amit egyszer két perc alatt elintézel, ezért nem is foglalkozol vele különösebben.

Aztán másnap újra megcsinálod.

Utána megint.

Egy hónap múlva pedig kiderül, hogy ugyanarra a kétperces műveletre már órákat költöttél el.

A feladatok automatizálása szerintem nem ott kezdődik, hogy mindenáron workflow-kat, AI-agenteket és összekötéseket építünk. Először azt kell felismerni, melyik ismétlődő feladat viszi el újra és újra ugyanazt az időt.

Ebben a cikkben három olyan feladattípust mutatok, amelyet érdemes automatizálás szempontjából megvizsgálni:

• ismétlődő adatmozgatás;
• rendszeresen visszatérő információfeldolgozás;
• értesítések és utánkövetés.

És legalább ilyen fontos lesz az is, hogy megnézzük: mit nem érdemes automatizálni.

Feladatok automatizálása: először az ismétlődést keresd

Sok automatizálási ötlet ott csúszik félre, hogy először az eszközt választjuk ki, és csak utána próbálunk feladatot keresni hozzá.

Megnézünk egy új automatizációs platformot, meglátunk benne száz integrációt, és rögtön elkezdünk azon gondolkodni, mit lehetne vele összekötni.

Pedig szerintem érdemes fordítva gondolkodni.

Először ezt kérdezd meg:

„Melyik olyan feladatot csinálom rendszeresen ugyanúgy, amelyhez minden alkalommal ugyanazokat a lépéseket kell végrehajtanom?”

Ez sokkal jobb kiindulópont a feladatok automatizálása során, mint az, hogy „mit tud még ez az automatizációs eszköz?”.

Egy jó automatizálási jelölt általában ilyen

• rendszeresen ismétlődik;
• jól leírható szabályok szerint működik;
• kevés emberi döntést igényel;
• feleslegesen sok kézi kattintást vagy másolást tartalmaz;
• hiba nélkül végrehajtható akkor is, ha nem figyeled folyamatosan.

Ha egy feladat csak évente kétszer fordul elő, vagy minden alkalommal teljesen másképp kell megoldani, könnyen lehet, hogy gyorsabb kézzel elvégezni.

Ha viszont naponta, hetente vagy minden új ügyfélnél ugyanaz a folyamat indul el, már érdemes számolni.

1. Ismétlődő adatmozgatás

Ez az automatizálás egyik legkézenfekvőbb területe.

Valahol keletkezik egy adat, neked pedig minden alkalommal át kell másolnod egy másik helyre.

Például:

• valaki kitölt egy űrlapot;
• te megkapod e-mailben;
• kimásolod az adatokat egy táblázatba vagy adatbázisba;
• esetleg külön értesítést is küldesz valakinek.

Önmagában egyik lépés sem nehéz.

Csak minden egyes alkalommal ugyanaz történik.

Ilyenkor a feladatok automatizálása azt jelentheti, hogy az adat egyszer bekerül a rendszerbe, és onnantól automatikusan eljut oda, ahol ténylegesen szükség van rá.

Tipikus példa: űrlapból adatbázis

Tegyük fel, hogy egy weboldalon valaki kitölt egy űrlapot.

Ahelyett, hogy az adatot később kézzel továbbvinnéd:

1. az űrlap elküldi az adatot;
2. egy automatizáció fogadja;
3. ellenőrzi, hogy megvannak-e a szükséges mezők;
4. elmenti a megfelelő rendszerbe;
5. szükség esetén értesítést küld.

Ez lehet n8n, más automatizációs platform vagy akár a használt rendszer saját beépített funkciója.

Nem az eszköz a fontos.

Az a kérdés, hogy megszűnik-e az a kézi munka, amelyet eddig minden egyes alkalommal újra el kellett végezned.

Ne automatizáld azt, amit előbb rendbe kellene tenni

Ha az űrlap mezői összevissza vannak elnevezve, az adatok hiányosak, és még te sem tudod pontosan, melyik információnak hova kell kerülnie, akkor előbb a folyamatot kell tisztázni.

Egy rosszul működő manuális folyamatból az automatizálás csak egy gyorsabban működő rossz folyamatot csinál.

2. Rendszeresen visszatérő információfeldolgozás

A következő jó jelölt az a munka, amikor rendszeresen kapsz valamilyen információt, és minden alkalommal ugyanazt kell vele csinálnod.

Például:

• egy hosszabb szövegből ki kell szedned bizonyos adatokat;
• beérkező dokumentumokat kell kategorizálnod;
• egy lista elemeit kell meghatározott struktúrába rendezni;
• rendszeresen ugyanazt az összefoglalót kell elkészítened;
• egy adatforrásból mindig ugyanazokat a mezőket kell kinyerned.

Itt már megjelenhet AI is a folyamatban, de nem feltétlenül kell mindenhez mesterséges intelligencia.

Először döntsd el, szabály vagy értelmezés kell

Ha például minden fájlnévből csak egy dátumot kell kinyerni, ahhoz valószínűleg nincs szükség AI-ra.

Egy egyszerű szabály gyorsabb, olcsóbb és kiszámíthatóbb lehet.

Ha viszont egy hosszabb szövegből kell felismerni:

• mi a fő probléma;
• milyen témáról szól;
• mely információk fontosak;
• milyen kategóriába tartozik;

akkor már lehet értelme AI-t bevonni.

A ChatGPT mindennapi munkában történő használatáról külön is írtam: ott részletesebben megnézzük, milyen feladatokban ad valódi segítséget az AI, és mikor kell inkább ellenőrizni az eredményt.

A feladatok automatizálása során szerintem fontos szabály: ne használj AI-t csak azért, mert lehet.

Ha egy egyszerű feltétel, képlet vagy szabály biztonságosan megoldja ugyanazt, az gyakran jobb választás.

[KÉP HELYE – folyamat: BEÉRKEZŐ INFORMÁCIÓ → FELDOLGOZÁS → STRUKTURÁLT ADAT → MENTÉS. Javasolt ALT: feladatok automatizálása információfeldolgozás]

AI esetén legyen ellenőrzési pont

Az AI-alapú feldolgozás nem ugyanaz, mint egy merev programutasítás.

Előfordulhat, hogy egy szöveget félreértelmez, hibásan kategorizál vagy olyan információt következtet ki, amely nincs benne az eredeti anyagban.

Ezért fontos eldönteni:

• milyen hibaarány fogadható el;
• mi történjen bizonytalanság esetén;
• mely eredményt kell embernek ellenőriznie;
• mi az, amit semmiképpen nem szabad automatikusan végrehajtani.

3. Értesítések és utánkövetés

Sok idő nem magára a munkára megy el, hanem arra, hogy észben tartsuk:

• megérkezett-e valami;
• lefutott-e egy folyamat;
• válaszolt-e valaki;
• lejárt-e egy határidő;
• történt-e valamilyen változás.

Ezeknél gyakran nem magát a fő munkát kell automatizálni.

Elég lehet azt automatizálni, hogy a megfelelő pillanatban kapj egy használható értesítést.

Ne neked kelljen folyamatosan ellenőrizni

Tegyük fel, hogy minden nap megnyitsz egy rendszert csak azért, hogy megnézd, történt-e benne valami.

Ha az esetek kilencven százalékában nincs változás, akkor gyakorlatilag időt töltesz a „semmi” ellenőrzésével.

Jobb megoldás lehet:

ha történik valami fontos, szólj.

Ez lehet:

• e-mail;
• telefonos értesítés;
• Slack- vagy Teams-üzenet;
• feladat létrehozása;
• egy rendszerben megjelenő új státusz.

A feladatok automatizálása itt nem feltétlenül látványos. Lehet, hogy csak egyetlen ellenőrzést vesz le rólad.

De ha azt naponta ötször végezted el, máris van értelme.

Ne gyárts értesítési zajt

Az értesítés csak akkor hasznos, ha valóban szükséged van rá.

Ha minden apró változásról külön üzenetet kapsz, rövid idő alatt ugyanoda jutsz, ahol előtte voltál: túl sok információt kell kézzel átnézned.

Ezért az automatizált értesítésnél is azt érdemes meghatározni:

• mi számít valódi eseménynek;
• mikor kell azonnal szólni;
• mi kerülhet napi vagy heti összefoglalóba;
• miről nem kell egyáltalán értesítés.

Mit ne automatizálj?

Nem minden kézi munka rossz.

És nem minden automatizáció jelent időmegtakarítást.

Én óvatos lennék, ha a feladat:

• ritkán fordul elő;
• minden alkalommal jelentősen eltér;
• sok emberi mérlegelést igényel;
• egy hiba komoly következménnyel járhat;
• gyorsabb kézzel elvégezni, mint automatizálni és karbantartani;
• még maga a folyamat sincs rendesen kialakítva.

Egy tízperces havi feladat automatizálására könnyű három napot elkölteni.

Technikailag ez lehet érdekes projekt.

Üzletileg vagy időmegtakarítás szempontjából viszont lehet teljesen értelmetlen.

Ha általában túl sok digitális eszköz és lépés között veszel el, előbb érdemes a folyamatot leegyszerűsíteni. Erről szól a Kevesebb kattintás, kevesebb káosz: így egyszerűsítsd a digitális munkádat című Tudástár-anyag is.

Mikor éri meg tényleg a feladatok automatizálása?

Nem kell hozzá bonyolult megtérülési modell.

Kezdésnek elég lehet négy kérdés:

1. Milyen gyakran végzem el ezt a feladatot?
2. Mennyi időt vesz igénybe alkalmanként?
3. Mennyire egyformán ismétlődik?
4. Mennyi munka lesz az automatizáció létrehozása és fenntartása?

Ha egy feladat naponta tíz percet visz el, az havi szinten már több óra lehet.

Ha ehhez képest az automatizáció egyszer elkészíthető, utána pedig csak minimális karbantartást igényel, érdemes foglalkozni vele.

Ha viszont maga az automatizálás több munkát okoz, mint amennyit megszüntet, akkor elvesztette az értelmét.

Kezdd a legunalmasabb ismétlődő feladattal

Nem kell az egész munkádat egyszerre automatizálnod.

Sőt, szerintem nem is érdemes.

Keress egy olyan feladatot, amely:

• rendszeresen ismétlődik;
• idegesítően mechanikus;
• jól körülhatárolható;
• és viszonylag kis kockázattal automatizálható.

Automatizáld először csak ezt az egy dolgot.

Nézd meg, tényleg időt takarít-e meg.

Ha igen, jöhet a következő.

A feladatok automatizálása számomra nem azt jelenti, hogy mindenből rendszert kell építeni.

Azt jelenti, hogy a gép végezze el azt az ismétlődő munkát, amelyhez nincs szükség arra, hogy minden alkalommal te ülj ott előtte.

És te maradj azoknál a feladatoknál, ahol valóban szükség van a döntésedre, tapasztalatodra vagy kreativitásodra.