Mire jó valójában a ChatGPT a mindennapi munkában?

A ChatGPT-ről könnyű úgy beszélni, mintha mindenre jó lenne. Megírja a levelet, elemez egy dokumentumot, keres az interneten, ötletel, adatot értelmez, képet vizsgál, és még sorolhatnánk.

De a mindennapi munkában nem az a fontos kérdés, hogy hány funkciót tud felsorolni egy bemutató.

Az számít, hogy melyik konkrét feladatnál vesz le valódi munkát a válladról, és mikor kell inkább ellenőrizned, pontosítanod vagy más eszközt választanod.

A ChatGPT a munkában akkor igazán hasznos, ha nem általános csodafegyverként kezeled, hanem olyan segédeszközként, amelynek megadod a feladatot, a szükséges háttérinformációt és az elvárt eredményt.

Ebben a cikkben hét olyan területet nézünk meg, ahol a ChatGPT valóban használható segítséget adhat a hétköznapi munkában.

• szövegírás és átfogalmazás;
• dokumentumok feldolgozása;
• aktuális információ keresése és kutatás;
• táblázatok és adatok elemzése;
• képek és képernyőképek értelmezése;
• ötletelés és problémamegoldás;
• összetettebb munkafolyamatok előkészítése.

ChatGPT a munkában: nem az a kérdés, mit tud, hanem hogy mire használod

Az egyik leggyakoribb hiba szerintem az, hogy valaki megnyitja a ChatGPT-t, és azt várja, hogy az AI magától kitalálja, pontosan mire van szüksége.

Például:

„Írj nekem egy levelet.”

Erre kapsz valamilyen levelet.

De nem tudja:

• kinek írod;
• mi történt előtte;
• mit szeretnél elérni;
• milyen hangnemben kommunikálsz;
• milyen információknak kell feltétlenül szerepelniük.

Sokkal használhatóbb kérés lehet például:

„Egy ügyfélnek válaszolok, aki azt kérdezte, mikorra készül el a weboldala. A munka várhatóan péntekre készül el. Írj rövid, közvetlen, de professzionális választ. Ne ígérj olyat, amit nem mondtam.”

A különbség nem egy varázslatos prompt.

Egyszerűen odaadtad azokat az információkat, amelyekből érdemi választ lehet készíteni.

Ha a ChatGPT a munkában rossz bemenetből dolgozik, könnyen kapsz általános vagy teljesen használhatatlan eredményt.

1. Szövegírás, átírás és összefoglalás

Ez az egyik legegyszerűbben használható terület.

A ChatGPT jelenleg képes szövegeket megfogalmazni, átírni, rövidíteni, összefoglalni és más nyelvre fordítani.

Ez azonban nem csak azt jelenti, hogy „írasd meg vele az e-mailt”.

Meglévő szöveget is javíttathatsz

Sokszor gyorsabb megírni a saját nyers változatodat, és utána azt kérni:

„Tedd ezt rövidebbé, érthetőbbé, de ne változtasd meg a jelentését.”

Vagy:

„Javítsd a helyesírást és a mondatszerkezetet, de maradjon közvetlen a hangnem.”

Ez lehet:

• e-mail;
• ajánlat;
• jegyzet;
• weboldalszöveg;
• közösségi bejegyzés;
• hosszabb szakmai anyag.

Összefoglalásnál mondd meg, mire vagy kíváncsi

A „foglald össze” önmagában kevés.

Egy hosszabb szövegnél sokkal hasznosabb például:

„Foglald össze öt pontban, és külön emeld ki a határidőket, költségeket és nyitott kérdéseket.”

Így a ChatGPT a munkában nem egyszerűen rövidebb szöveget készít, hanem a feladatod szempontjából fontos információt emeli ki.

2. Dokumentumok feldolgozása

Nem kell minden információt kézzel bemásolnod a beszélgetésbe.

A ChatGPT-be dokumentumokat, táblázatokat, prezentációkat, szöveges fájlokat, képeket és támogatott esetben hanganyagokat is feltölthetsz. Az aktuálisan elérhető fájltípusok és limitek függhetnek a csomagodtól és a használt környezettől.

A hivatalos OpenAI-leírás szerint a feltöltött fájlokkal többek között összefoglalást, összehasonlítást, információkinyerést és tartalmi elemzést is kérhetsz.

Aktuális funkcióleírás: OpenAI – fájlok és hanganyagok feltöltése a ChatGPT-be.

Ne azt kérdezd, mi van a dokumentumban

Adj konkrét feladatot.

Például:

„Ebben a szerződésben keresd meg a felmondási feltételeket, és írd ki, melyik pontban találhatók.”

Vagy:

„Hasonlítsd össze ezt a két dokumentumot, és csak az eltéréseket sorold fel.”

Ezzel sok kézi keresést lehet megspórolni.

3. Aktuális információ keresése és kutatás

A ChatGPT önmagában nem egy mindentudó, mindig naprakész adatbázis.

Ha aktuális információra van szükséged, fontos, hogy a rendszer valóban keressen az interneten és forrásokat használjon.

A jelenlegi ChatGPT rendelkezhet webes kereséssel, illetve összetettebb kutatási feladatokra Deep Research funkcióval is. Ezek elérhetősége csomagtól és beállítástól függhet.

A webes keresés friss információk felkutatására használható, a Deep Research pedig több forrásból képes strukturált, hivatkozásokkal ellátott kutatási eredményt készíteni.

Aktuális képességek: OpenAI – ChatGPT capabilities overview.

Kérj forrást, ne csak választ

Ha például egy jelenlegi szoftverfunkcióról, árról, szabályról vagy szolgáltatásról kérdezel, kérd azt is, hogy ellenőrizze friss forrásból.

Például:

„Ellenőrizd a gyártó jelenlegi hivatalos dokumentációjában, hogy ez a funkció most elérhető-e, és add meg a forrást.”

A ChatGPT a munkában akkor sokkal biztonságosabb kutatási segédeszköz, ha nem választ kérsz tőle mindenáron, hanem ellenőrizhető információt.

4. Táblázatok és adatok elemzése

Ha van egy CSV- vagy Excel-fájlod, nem feltétlenül neked kell minden képletet és kimutatást kézzel elkészítened.

A ChatGPT adatelemzési környezetben képes strukturált adatok vizsgálatára, számításokra, adattisztításra, trendek és kiugró értékek keresésére, valamint táblázatok és diagramok létrehozására.

Aktuális dokumentáció: OpenAI – Data analysis with ChatGPT.

Itt is a kérdés minősége számít

Nem csak ezt mondhatod:

„Elemezd ezt a táblázatot.”

Sokkal jobb például:

„Mutasd meg havi bontásban a bevétel változását, keresd meg a három legnagyobb visszaesést, és készíts róla egy könnyen értelmezhető diagramot.”

Vagy:

„Ellenőrizd, vannak-e hiányzó vagy kirívó értékek ebben az adatállományban, és előbb mondd el, mit találtál. Ne javítsd automatikusan.”

Így a ChatGPT a munkában nem csak eredményt gyárt, hanem segít átlátni azt is, mi történik az adatokkal.

[KÉP HELYE – feltöltött Excel/CSV és egy egyszerű diagram. Javasolt ALT: ChatGPT a munkában adatelemzés]

5. Képek és képernyőképek értelmezése

Ha valamit nehéz elmagyarázni, sokszor egyszerűbb megmutatni.

A ChatGPT képes feltöltött képek, diagramok, képernyőképek és más vizuális tartalmak elemzésére.

Ez használható például:

• egy hibaüzenet értelmezésére;
• egy programfelület áttekintésére;
• diagram vagy grafikon magyarázatára;
• egy képen látható szöveg vagy információ kinyerésére;
• egy vizuális probléma megmutatására.

Először mondasd vissza, mit lát

Ha fontos technikai kérdésről van szó, én itt sem azonnal a megoldással kezdeném.

Előbb kérdezd meg:

„Mit látsz ezen a képen? Írd le a fontos elemeket, mielőtt megoldást javasolsz.”

Így hamarabb kiderül, ha rosszul értelmezte a képet.

Erről részletesebben az előző Tudástár-cikkben is írtam: Kevesebb kattintás, kevesebb káosz: így egyszerűsítsd a digitális munkádat.

Ez egyben jó példa arra is, hogy a ChatGPT a munkában nem attól lesz hasznos, hogy mindig elsőre igaza van, hanem attól, hogy megfelelő ellenőrzési pontokat építesz a használatába.

6. Ötletelés és problémamegoldás

Az ötletelés nem csak azt jelentheti, hogy:

„Adj húsz ötletet.”

Sokkal hasznosabb lehet, ha egy konkrét helyzethez kérsz alternatívákat.

Például:

„Ezt a feladatot jelenleg három külön programmal végzem. Adj három egyszerűbb megoldási lehetőséget, és mindegyiknél írd le az előnyét, hátrányát és azt, milyen esetben választanád.”

Vagy:

„Ez a folyamat elakad a harmadik lépésnél. Ne tervezz új rendszert. Először csak azt keresd meg, milyen okok miatt hibázhat ez az egy lépés.”

Ez utóbbi különösen fontos.

A mesterséges intelligencia hajlamos lehet túl nagy megoldást javasolni egy kis problémára.

Néha nem új workflow, új alkalmazás vagy új rendszer kell.

Csak meg kell javítani azt az egy dolgot, ami nem működik.

7. Összetettebb feladatok előkészítése

A ChatGPT nem csak rövid kérdés-válasz beszélgetésekre használható.

Összetettebb munkánál is segíthet például:

• feladat felbontásában;
• kutatás előkészítésében;
• követelmények rendszerezésében;
• ellenőrzőlista készítésében;
• dokumentumok összehasonlításában;
• egy projekt következő logikus lépésének meghatározásában.

A jelenlegi ChatGPT-ben ehhez különböző eszközök és munkamódok is rendelkezésre állhatnak, például projektek, kutatási funkciók vagy más összetettebb munkavégzési lehetőségek. Ezek pontos elérhetősége idővel, csomagonként és fiókonként változhat.

A lényeg azonban ugyanaz: a ChatGPT a munkában akkor értékes, ha egy konkrét eredmény felé visz, és nem csak újabb technikai köröket generál.

[KÉP HELYE – egyszerű folyamatábra: FELADAT → KONTEXTUS → CHATGPT → ELLENŐRZÉS → KÉSZ EREDMÉNY. Javasolt ALT: ChatGPT a munkában folyamat]

Mire ne használd vakon a ChatGPT-t?

Attól, hogy a válasz magabiztosan hangzik, még lehet hibás.

Ezért különösen óvatos lennék, ha:

• aktuális tényről van szó, de nincs ellenőrzött forrás;
• jogi, egészségügyi vagy pénzügyi döntés következik a válaszból;
• fontos technikai műveletet hajtanál végre;
• a rendszer nem látja azt a felületet vagy adatot, amelyről beszél;
• bizalmas vagy személyes adatot adnál át;
• a válaszban szereplő tényeket nem tudod ellenőrizni.

A jó munkamódszer nem az, hogy „az AI ezt mondta, tehát biztos így van”.

Hanem:

„Ezt javasolta. Most ellenőrizzük, hogy a saját helyzetemben tényleg igaz-e.”

A jó kéréshez nem varázsprompt kell

Szerintem túl sok figyelmet kapnak a hosszú, mindenre használható „szuperpromptok”.

A legtöbb hétköznapi munkafeladathoz inkább négy dolgot érdemes tisztázni:

1. Mi a feladat?
2. Milyen információból dolgozhat?
3. Milyen eredményt szeretnél?
4. Mit tegyen, ha valamiben bizonytalan?

Például:

„Ebből a dokumentumból készíts egy egyoldalas összefoglalót a vezetőmnek. Csak a dokumentumban szereplő információkat használd. Emeld ki a határidőket, költségeket és kockázatokat. Ha valamelyik adat nincs benne, ne találd ki, hanem jelezd.”

Ebben nincs semmilyen varázslat.

Egyszerűen világosan megadtad a munkát.

A ChatGPT akkor jó munkaeszköz, ha kevesebb munkát hagy maga után

Szerintem ez a legfontosabb mérce.

Nem az számít, hogy látványos volt-e a válasz.

Hanem az, hogy:

• kevesebb időt töltöttél-e keresgéléssel;
• gyorsabban elkészült-e a feladat;
• kevesebbet kellett-e kézzel másolnod és rendezgetned;
• könnyebben átláttad-e az információt;
• jobb döntést tudtál-e hozni;
• kevesebb javítás maradt-e utánad.

Ha a ChatGPT használata után még több időt töltesz azzal, hogy kibogozd, mit talált ki, akkor abban a feladatban vagy rosszul használtad, vagy egyszerűen nem ez volt a megfelelő eszköz.

A ChatGPT a munkában nem attól értékes, hogy minden feladatot átadsz neki.

Attól értékes, hogy felismered azokat a pontokat, ahol ténylegesen gyorsabban, kevesebb próbálkozással és ellenőrizhető módon tudsz vele eljutni a kész eredményig.